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La información no es estática: es un ente dinámico, y por ende no sólo se requiere registrarla, codificarla, clasificarla y almacenarla correctamente, sino que se requiere hacerlo de acuerdo a normas internacionales, a la legislación vigente, y especialmente a técnicas de recuperación documental especialmente diseñadas para tal efecto.
Los documentos y archivos son generados (en distintos volúmenes y tipos) en las empresas de índole público o privada. En muchos casos, una empresa basa parte de su quehacer en los productos que genera internamente: informes, actas, reportes evaluativos, planillas, e-mails, memorándums. Comúnmente esta información está contenida en cualquier tipo de formato, sea éste impreso, electrónico o audiovisual.
Por este motivo, se estima que una empresa podría disponer de un sistema automatizado que le permitiese gestionar la información. De esta forma, no sólo dispondría de los documentos en el momento oportuno, sino que también podría utilizarla como una plataforma que agregue valor a su gestión para así normalizar documentos, permitiendo de éste modo unificar el lenguaje técnico, reducir costos, solucionar problemas reiterativos y proporcionar datos técnicos para la gestión de cualquier tipo de unidades.
Basado en ello, esta capacitación, ha sido orientada para ser cursada por quienes estén interesados en utilizar todo el potencial de la gestión de documentos, archivos y en actualizar sus conocimientos al respecto.
Plan de Estudio / Temario
Módulo I
- Definiciones y conceptos: archivística, documentación, clasificación, codificación catalogación, indexación.
- La formación y generación de los documentos y su valor dentro de la empresa
- El ciclo vital de los documentos
- Test de entrada y evaluación de la metodología actual que los participantes aplican en su trabajo, de acuerdo a los distintos documentos que manejan.
- Análisis específico de las áreas de mejora de cada participante
Módulo II
- Archivos. Sus utilidades y funciones
- Elementos constitutivos: documentos y soportes
- Norma ISO 15489 y otras normas internacionales de interés.
- De la teoría a la práctica: ¿Cómo puedo optimizar mi trabajo aprendiendo estas metodologías?
- Técnicas introductorias de Clasificación y codificación del tipo de documentos, de acuerdo a formatos, funciones y unidades de la empresa.
Módulo III
- El Archivo de las unidades documentales.
- Distintos niveles de archivos y clases de documentos
- Catalogación e indexación. Tratamiento específico de cada documento, registro de autoridades de materia (indexación) de acuerdo al tipo de documentos.
- Análisis de la realidad de la institución respecto a la generación de archivos
Módulo IV
- Estructura documental y taxonomía de la información
- Técnicas de registro de palabras claves y análisis documental para aplicar autoridades de materia a cada documento.
- Diseño y desarrollo de hoja de trabajo documental.
- Clasificación: consideraciones, campos de registro documental.
- La problemática en los archivos de empresa.
- El expurgo: valoración, criterios de expurgo, y selección.
- Trabajo práctico en clases No. 1: desarrollando una adecuada estructuración, base de análisis y registro documental
- Trabajo práctico en clases No. 2: método para realizar una adecuada clasificación, ejercicios prácticos de aplicación con su correspondiente registro.
Módulo V
- Funcionalidad y aplicabilidad de las bases de datos: justificación de su importancia y valor
- Tipos de formatos para la base de datos
- Criterios de interés: definiciones del propósito de la información: ¿A que necesidad responde? ¿Por quién y para qué es requerida? ¿Para que se utilizará?
- Relacionalidad de los archivos: extracción y análisis de los datos
- Ejercicios prácticos: planteamiento de situaciones prácticas, del quehacer de cada uno de los participantes, bajo las cuales se requiere desarrollar una base de datos.
Módulo VI
- Estructura de la base de datos: registros y campos de la misma. Definición de campos primarios y secundarios
- Análisis relacional de datos basado en la información contenida en dicha(s) base(s) de dato(s) con el fin de extraer, depurar y trabajar dar forma a los antecedentes que colaboren con el proceso administrativo y de gestión.
- Ejercicios prácticos:
A) diseño e implantación de una base de datos, con todos los elementos que ésta contiene.
B) Análisis de las posibles problemáticas y errores frecuentas que se pueden presentar al realizar este trabajo.
C) Solicitud de trabajo-prueba interfase y plataforma
Metodología
El proceso de enseñanza aprendizaje se desarrollará en base a clases expositivas y presenciales
