Curso Online de Gestión de Tiempo y Equipos de Trabjo en la Administración Pública
Objetivos del cursoAl finalizar la formación a través de las distintas unidades, el usuario será capaz de: - Establecer los factores de los que depende la gestión de tu tiempo - Registrar y analizar la duración de las tareas diarias - Distinguir los factores externos de los internos o personales - Plantear los objetivos de mejora precisos, teniendo en cuenta que existen diversos tipos de objetivos - Planificar secuencialmente las diversas tareas del trabajo cotidiano, tanto aquellas que se realizan de forma coordinada con otras personas como aquellas que son responsabilidad de uno mismo - Determinar el mecanismo para controlar esta planificación - Establecer las medidas correctoras para solucionar las desviaciones obervadas - Definir la delegación como herramienta de dirección de personas - Reconocer las ventajas de la delegación para el jefe y el colaborador - Identificar las resistencias al proceso de delegación y aplicar soluciones oportunas - Determinar correctamente qué tareas se pueden delegar, cuándo y a quién - Aplicar correctamente las fases de la delegación efectiva - Diseñar mecanismos de seguimiento y control de las funciones delegadas - Realizar una entrevista de seguimiento y evaluacón de la delegación - Identificar situaciones de delegación hacia arriba - Aplicar la delegación en entornos complejos - Valorar la importancia de una corecta evaluación del desempeño para la mejora de los resultados en la organización - Identificar los campos de actuación profesional a los que se aplican las técnicas de evaluación - Desarrollar las etapas y tareas clave de un entrevista de evaluación de desempeño - Preparar la información necesaria para realizar la evaluación del desempeño de las personas que colaboran contigo - Crear un equipo de trabajo con personas que reúnan las características ideales para lograr los objetivos establecidos - Establecer los objetivos generales del equipo de trabajo y formular los objetivos específicos que posibiliten su consecución - Detectar, seleccionar y desarrollar los recuros e incoporar otros nuevos en el caso de que sean necesarios - Identificar y manejar las variables de las que dependerá el funcionamiento eficaz del equipo - Evaluar el grado de rendimiento del equipo
ContenidoContenidos
MÓD. 1: ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Identificar los factores de la gestión del tiempo
-Optimización del tiempo
-Ladrones de tiempo
-Tópicos sobre gestión del tiempo
-Cuestión de actitud
-Pautas para favorecer el cambio
-Factores de la gestión del tiempo
Analizar la duración de las tareas
-Línea base
-Observación interna
-Ventajas e inconvenientes
-Registro personal
-Áreas de mejora
-Toma de decisiones
-Determinar los factores personales de la gestión del tiempo
-Falta de planificación
-Perfeccionismo
-Los biorritmos
-Delegación insuficiente
-Actitud asertiva
-Uso de herramientas
Detectar los factores externos de la gestión del tiempo
- Las interrupciones del teléfono
-Las visitas inesperadas
-Reuniones de trabajo
-Desorganización en el área de trabajo
-Falta de información
-Situaciones críticas
MÓD. 2: MEJORA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Establecer objetivos de mejora del tiempo
-Trabajar sobre objetivos
-Tipos de objetivos
-Objetivos generales
-Objetivos estratégicos
-Formular objetivos estratégicos
-Formular objetivos parciales
Planificar tareas personales
-Planificación temporal (método ALPEN)
-Límites temporales
-Consejos para la planificación
-Perfeccionismo
-Curva de la eficacia
-Rechazar peticiones
-Organización en el área de trabajo
-Optimización del tiempo
-Ladrones de tiempo
Planificar tareas compartidas
-Realizar llamadas
-Recibir llamadas
-Visitas inesperadas
-Antes de una reunión
-Durante una reunión
-Después de una reunión
-Ser convocado
-Manejo de información
-Flujo de información
-Delegación de funciones
-Control de crisis
Corregir las desviaciones de la planificación
Controlar y evaluar objetivos
Curva de cambio
Mejora de resultados
Desviaciones
Medidas correctoras
Medidas correctoras para objetivos parciales
Desviaciones por causas externas
MÓD. 3: DELEGACIÓN EFICAZ DE FUNCIONES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Identificar las ventajas de la delegación
- Estructuras planas: razones de su implantación
- Ventajas e inconvenientes de las estructuras planas
- La delegación: principios básicos
- Resistencias a la delegación por parte del colaborador
- Resistencias a la delegación por parte de las personas que ocupan puestos de jefatura
- Ventajas de la delegación para el personal directivo
- Ventajas de la delegación para la persona colaboradora
Delimitar los límites de la delegación
- Función, tarea y actividad
- Establecer límites en la delegación
- Fases en el proceso de delegación
-Tareas delegables y no delegables
-Criterios para delegar
-Liderazgo adaptado a las características del colaborador
-Cuadro de mando de delegación
-Liderazgo para desarrollar personas
-Características del líder
Controlar la delegación
- La entrevista de delegación
- La técnica de la entrevista de delegación
- Aspectos fundamentales de la entrevista de delegación
- La delegación y el control
- Reglas básicas para el control de tareas
Aplicar la delegación
- La cultura de la organización y la delegación
MÓD. 4: ENTREVISTA DE EVALUACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
La evaluación del desempeño
- Consecución de objetivos
- Ventajas de la evaluación del desempeño
- Los problemas de la evaluación del desempeño
- La dirección por objetivos
- La justificación de los aciertos y los errores
- Factores de evaluación
- El sistema de evaluación
Preparación de la entrevista
- Requisitos para preparar la entrevista
- El diálogo interno
- La realización de preguntas
- El ambiente de la entrevista
- Los errores más frecuentes
- Los documentos de la entrevista
Realización de la entrevista
-Fase de inicio
-Fase de desarrollo
-Análisis de resultados y evaluación
-La negociación
-Definición de planes futuros
-Cierre de la entrevista
MÓD. 5: MEJORAR EL RENDIMIENTO DE UN EQUIPO DE TRABAJO EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Crear un equipo de trabajo
- Criterios para la selección de los integrantes de un equipo
- Ventajas del trabajo en equipo
- Inconvenientes del trabajo en equipo
- Productividad del grupo en función del número de participantes
- Cómo cohesionar el equipo
- Principios que rigen el grupo participativo
- Definición de rendimiento
- Medidas para mejorar el rendimiento
Establecer y adecuar los objetivos de un equipo de trabajo a su finalidad
- Tipos de objetivos de un equipo de trabajo
- Cómo determinar los objetivos generales de un equipo
- Características de los objetivos generales de un equipo
- Cómo determinar los objetivos específicos de un equipo
- Características de los objetivos específicos de un equipo
Identificar y manejar las variables de las que depende el funcionamiento eficaz del equipo
- Tipos de variables
- Variables independientes que influyen en el rendimiento del equipo
- Variables intermedias que influyen en el rendimiento del equipo
- Importancia de la motivación en el rendimiento del equipo
- Importancia de organizar los recursos en función de límites espaciotemporales
- Cómo manejar las variables estructurales para que el equipo funcione de modo eficaz
- Cómo manejar las variables ambientales para que el equipo funcione de modo eficaz
- Cómo manejar las variables referentes a la tarea para que el equipo funcione de modo eficaz
- Cómo hacer que mejore la motivación de los miembros del equipo
- Cómo potenciar la participación
- Manejar las relaciones interpersonales de los miembros del equipo
- Características del equipo eficaz
- Características del equipo ineficaz
- Características del líder centrado en la tarea
- Características del líder centrado en las personas
- Características del líder eficaz
Evaluar el rendimiento de un equipo de trabajo
- Para qué evaluar
- Criterios de evaluación del trabajo y del equipo
- Cuándo es útil la evaluación
- Elaboración de un cuestionario
- Técnicas para la evaluación del rendimiento
- Momentos de evaluación
- Ejemplos de escala gráfica
- Sistemas de categorías de Bales para la evaluación del funcionamiento del grupo
- Objetivos de la entrevista
- Preparación de la entrevista
-Desarrollo de la entrevista
- Normas prácticas para la entrevista
- Errores que conviene evitar en la entrevista
- Cuestionario para después de la entrevista
- Proceso de desarrollo de los equipos de trabajo